Trainingsschema's maken: Excel, sjabloon of software?

De meest gebruikelijke start. Je kent je klant, je schrijft een schema uit in Word of op papier, en je past het aan wanneer nodig. De kwaliteit is meestal het hoogst, want je denkt echt na over elke keuze.

Het probleem is puur rekenkundig. Reken 30 tot 60 minuten per blok per klant. Bij vijf klanten is dat een halve dag per maand, perfect haalbaar. Bij twintig klanten is dat een volledige werkweek per maand aan onbetaald werk.

De logische volgende stap: één goed schema maken en dat per klant lichtjes aanpassen. Dat versnelt enorm en houdt alles op één plek.

De valkuil is dat aanpassingen sluipenderwijs verdwijnen. Een klant met knieklachten krijgt bij het kopiëren toch de standaard lunges, omdat die regel al in het sjabloon stond. Excel controleert niets — het onthoudt alleen wat jij typte. Bij tien of meer klanten wordt het bovendien lastig om bij te houden welke versie van welk sjabloon waar staat.

Een tweede beperking: Excel weet niet welk materiaal je klant heeft. Wie thuis traint met twee dumbbells krijgt in een gekopieerd zaalschema oefeningen die hij niet kan uitvoeren, tenzij jij dat elke keer manueel nakijkt.

Software neemt de regels over: welke oefening past bij dit doel, welke valt af bij deze blessure, welk materiaal is beschikbaar, hoeveel bouwt de belasting op. Wat je invoert is de klant, wat je terugkrijgt is een volledig blok.

De winst zit niet alleen in snelheid maar in consistentie. Een filter die blessures uitsluit, vergeet dat nooit — ook niet op een drukke vrijdagavond. Dat is precies waar handmatige werkwijzen falen.

De keerzijde: je geeft een deel van de fijnregeling op. Software kiest volgens regels, niet volgens jouw gevoel over die ene klant. Goede software lost dat op door je te laten sturen via de invoer (doel, niveau, materiaal, frequentie) en eerlijk te melden wanneer een keuze afwijkt van een richtlijn.

Tot ongeveer vijf klanten is zelf uitschrijven prima en waarschijnlijk de beste keuze — de tijdswinst weegt nog niet op tegen de kost van een abonnement.

Tussen vijf en vijftien klanten begint de administratie te knellen. Sjablonen helpen, maar het risico op fouten stijgt naarmate de variatie tussen klanten groeit.

Boven de vijftien klanten wordt handmatig werken meestal onhoudbaar zonder aan kwaliteit in te boeten. Dat is doorgaans het punt waarop software zichzelf terugverdient: als één bespaard uur per week al meer waard is dan de maandprijs, is de rekening snel gemaakt.

• Kan je per klant blessures aangeven, en worden onveilige oefeningen dan effectief uitgesloten?
• Houdt het systeem rekening met beschikbaar materiaal, of veronderstelt het een volledige zaal?
• Bouwt de belasting progressief op over een blok, of krijg je losse sessies?
• Kan je het resultaat als verzorgde PDF meegeven aan je klant?
• Is duidelijk waaróp de doseringsregels gebaseerd zijn, of moet je de leverancier op zijn woord geloven?